Skapa infil i Excel

Detta är en steg-för-steg-instruktion för att skapa en XML-fil med hjälp av Excel, för inläsning på SPARs Kundsida. Instruktionen är anpassad till Microsoft Office Excel 2016, svensk version och med någon av schemaversionerna:

  • Version 20160213. För detta schema ska filen SPARInfilPersonNrManuell.xsd version 20160213 användas
  • Version 20170225. För detta schema ska filen InfilPersonNrManuell.xsd version 20170225 användas

Figurerna visar exempel med filen SPARInfilPersonNrManuell.xsd

Välj XML-schema

  1. Ladda ner och spara filen för det schema som ska användas
  2. Starta Excel
  3. Kolla att du har menyfliken ”Utvecklare” aktiverad. Se Figur 1. Om den finns kan du hoppa till punkt 5.
  4. Om du saknar fliken så måste du gå in i inställningar, Arkiv->Alternativ->Anpassa menyfliksområdet. Kryssa i ”Utvecklare” och välj OK. Se Figur 2

Utvecklarfliken i excel markerad

Figur 1: Utvecklarfliken i excel markerad

Navigationsförslag för att visa utvecklarfliken i excel

Figur 2: Navigationsförslag för att visa utvecklarfliken i excel

  1. Välj menyfliken ”Utvecklare” och tryck på "Källa". Se Figur 3.

Knappen Källa inringad

Figur 3: Knappen Källa inringad

En ny panel dyker upp på högerkanten. Välj ”XML-mappningar”. Se Figur 4.

Knappen XML-mappningar inringad

Figur 4: Knappen XML-mappningar inringad

  1. En dialogruta, ”XML-mappningar” dyker upp. Välj ”Lägg till” och sök upp den sparade filen för schemat och välj ”Öppna”. Välj sen ”OK”. Se Figur 5 och 6.

Dialog för val av XML-schema

Figur 5: Dialog för val av XML-schema

Dialog för import av XML-struktur

Figur 6: Dialog för import av XML-struktur

  1. Nu dyker XML-strukturen upp i panelen till höger. Markera enligt figur 7 och sedan dra och släpp i ruta A1. Se Figur 8.

Illustration av drag och släpp av XML-struktur

Figur 7: Illustration av drag och släpp av XML-struktur

Illustration av importerad XML-struktur i arbetsbok

Figur 8: Illustration av importerad XML-struktur i arbetsbok

Fyll i nuläge och personnummer

  1. Nu är du klar att börja fylla i nuläge och personnummer. Börja i ruta A2 följt av Enter och fortsätt mata in i nästa ruta följt av Enter och så vidare. Nuläge kan bestå av J eller N. Personnummer skrivs med formatet ÅÅÅÅMMDDNNNN (inga bindestreck eller mellanslag), ett personnummer per rad. Det går också bra att kopiera in personnummer från en textfil eller från ett annat Excelark.
  2. Observera att det blir som en blå ram runt varannan rad av inmatade fält. Ha ingen tom rad i serien. Se Figur 9.

Ibland kan Excel tolka personnumret som numeriskt och översätta det till t ex 1,9121E+11. Detta är enbart ett presentationsproblem i Excel, XML-filen blir korrekt. Dock går det att i efterhand snygga till det genom att ändra cellformatet till ett eget definierat format, dvs ############ (12 stycken ’#’), följ instruktionerna i figur 10.

Felaktigt formaterade personnummer i excel

Figur 9: Felaktigt formaterade personnummer i excel

Formateringsinställning för celler i excel

Figur 10: Formateringsinställning för celler i excel

Validera data

  1. Innan du skapar en XML-fil, välj att validera det inmatade resultatet genom valet ”Verifiera mappning för export” i den högra panelen, se Figur 11. En dialogruta med resultatet visas, se Figur 12.

Val för "verifiera mappning för export" markerat

Figur 11: Val för "verifiera mappning för export" markerat

Dialogruta som meddelar att XML-filen kan exporteras

Figur 12: Dialogruta som meddelar att XML-filen kan exporteras

Skapa XML-fil

  1. För att skapa XML-filen så välj menyfliken ”Utvecklare” och därefter ”Exportera”. Se Figur 13.

Knapp för export av XML markerad

Figur 13: Knapp för export av XML markerad

  1. Välj ett filnamn och välj ”Exportera”. Se Figur 14.

Dialog för export av fil

Figur 14: Dialog för export av fil

  1. För schema 20160213 med filen SPARinfilPersonNrManuell.xsd

Om du använder schema 201705225 kan du hoppa till steg 14

Öppna filen i Anteckningar. Byt ut andra raden till följande textrader och spara, se figur 15 och 16:

<ns1:SPARInfilPersonNrManuell
   xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
   xmlns:ns2="http://skatteverket.se/spar/komponent/1.0"
   xsi:schemaLocation="http://skatteverket.se/spar/instans/1.0 http://xmls.statenspersonadressregister.se/se/spar/20160213/SPARInfilPersonNrManuell.xsd"
   xmlns:ns1="http://skatteverket.se/spar/instans/1.0">

Rad i XML-fil markerad

Figur 15: Rad i XML-fil markerad

Rad i XML ersatt

Figur 16: Rad i XML ersatt

  1. Nu är filen klar för uppladdning till SPAR. Om man vill kan filen granskas för hand med hjälp av Anteckningar.

Kolla gärna att alla nummer är med genom att räkna rader i XML-filen. Varje nummer tar tre rader i XML-filen och XML-huvud och -fot tar sju rader. Med andra ord: antal nummer*3 + 7.